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不做向上管理,再努力,滿分也只有70分

公告時間:2011-12-06

工作能成功,有7成來自你的努力和能力,還有3成取決於老闆的支持與資源。不管多優秀的工作者,少了老闆的協助,就很難把事情做到盡善盡美。

你比別人更認真、工作能力更好,但不管怎麼努力,滿分卻始終只有70分,為什麼會這樣?每項工作的成功,除了7成來自你(和你的部屬)的努力和能力,還有3成取決於老闆的支持與鼓勵;也就是說,不管你是多優秀的工作者,只要少了老闆的協助,就很難把事情做到盡善盡美。老闆可以提供你需要的資源、為你助一臂之力;也可以否定你的表現,讓你孤立無援。所以,如果你想把事情做的更好,就不能忽略你和老闆之間的關係、必須善盡部署的職責。

如果你認為自己身為主管,和向上管理沒有關係,那你已經踏上錯誤的第一步,因為即使董事長也需要向董事會報告、CEO也要面對董事長的監督,每個主管都同時是部屬,都需要做好向上管理。

2種秘密武器,對老闆發揮影響力

很多人會問:「我無權無勢,怎麼可以影響主管?」的確,部屬面對主管,在職位或權力上都處於弱勢,但並不是完全束手無策。

社會權力基礎理論(Bases of Social Power Theory)將組織中的權力分為5類:獎賞權(Reward Power)、懲罰權(Coercive Power)、職位權(Legitimate Power)、參考權(Referent Power)、專家權(Expert Power)。雖然部屬不能獎懲主管、也無法對上發揮職位權力,但後兩者正是影響主管的秘密武器:「參考權」指的是透過個人魅力、個人特質等主觀條件,讓人認同、效法學習;「專家權」則是利用專長、知識與技能讓人信服的能力。

3階段過程,建立信賴關係

向上管理可以分為3個層面來談:印象管理、社會交換、期望管理。印象管理,簡單來說就是在主管面前留下好印象,而印象營造,也正來自於參考權與專家權的發揮:注意自己的待人處世的態度,用個人特質和魅力來影響他人;為任何場合做好萬全準備,用專業知識來說服他人。做好自我管理,讓主管看見你的表現,因而產生有利的評價,就是印象管理。

如果你懂得知恩圖報的道理,應該就能理解社會交換的內涵。身為部屬,如果你可以為主管創造有利的價值(如工作的協助、需要的資訊等),主管便可能多給你表現機會,以升職、加薪、考績等,報答你的恩情,也就是說,盡量多做幫助主管、組織的事,立下功勞,讓主管覺得受到你的幫助、欠你一份人情,升官發財便指日可待。而主管和部屬間的交情關係愈良好,也能讓組織更活絡、更健康。

無論能力高低,身為部屬,最基本也最重要的任務,就是在工作上讓老闆滿意。但是,老闆滿意與否涉及他心中的「期望值」,例如他希望你能在星期三提出報告,而你在星期三當天或之前就完成工作,便符合、甚至超越他的期望;反之,若你拖到星期四、五,便可能已經在老闆心中留下「辦事不力」的負面印象。

身為部屬,我們可以積極地「管理」老闆的期望:先了解老闆的期望標準,設法調整他的期望,就能營造對自己更有利的工作環境。例如在任務交派下來後,雖然老闆沒有要求,但你可以帶著想法去核老闆討論,讓他知道你打算怎麼做,或讓他告訴你他希望的作法;你甚至可以明確地讓老闆知道「這件事我可以早兩天完成」或是「因為審核需要時間,按過去經濟可能必須再延一天」等,在過程中先讓老闆心裡有數,避免失望,同時也可以爭取表現機會,有助於建立雙方的信任關係。

此外,若把工作比喻成「從0到10」的過程,很多時候,老闆在交派任務的當下其實毫無頭緒(只有0),因此部屬若能帶著想法去和老闆討論(先從0到1),便能幫助老闆舉一反三、觸類旁通,找出更好的解法(迅速從1變成10)。所以,期望管理不只能讓部屬做出符合期待的表現,對老闆來說更是有益無害。

很多人把向上管理誤解為一種爾虞我詐的攻防戰,總認為談論的是「對付」「搞定」老闆的技巧,讓向上管理成為部屬們「不能說的秘密」。但其實,只要部屬的出發點並非私利,而是把組織的利益作為最高指導原則,向上管理就能為部屬、主管和組織帶來「三贏」。所以,如果你被「向上管理」了,千萬別急著心生防備,因為這就是讓組織變好的大好機會。

作者:國立中央大學EMBA 林文政教授
轉載自第84期經理人雜誌月刊