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企業運用維基平台進行協同合作的策略

公告時間:2008-01-08

[原載數位時代第一六一期,作者:國立中央大學粟四維教授]

用Web 2.0的觀念在公司內部進行協同合作,在台灣雖然是個新的概念,但在美國,財星五百大基本上都已經開始進行了。

以美國財星百大之一的X公司來說,他們使用Atlassian Confluence這套企業維基(corporate wiki)工具進行企業內部的協同合作。軟體本身並沒有任何問題,但如何運用這套軟體,卻是項挑戰。

我們克服軟體發展面臨的困難,往往從編程(Coding)著手,但美國的公司都明白,編程根本無法解決核心問題。因為類似像企業維基這樣的軟體,人的因素才是核心。

企業維基所面臨的困難,一言以蔽之,主要是如何避免公司成員面對新的企業架構的規劃模式—協同合作,感到莫衷一是。因此,如何建立明確的規範與賞罰、使參與者有案可循、讓參與討論不致離題,將會是公司的首要目標。我們就想談談,公司如何順利地運用企業維基。

中國人說,不患寡而患不均。對於財勢龐大的財星五百而言,如果他們願意發展企業維基,經費不是問題,問題是在於如何妥善運用經費,使得真正有貢獻的人能夠得到獎勵。

以中國人中央集權的管理方式處理獎勵,是永遠無法公平的,更不要提處理分權色彩極為明顯的企業維基。既是分權,企業維基的獎勵措施可以用分權的方式實施,貫徹所謂的賢能政治(meritocracy)。

賢能政治基本的意義是獎賞取決於個人所貢獻的文字。個人的貢獻可以分為主觀衡量和客觀評分兩方面判斷。客觀評分指的是公司所有的員工針對在企業維基上各個討論進行評量,類似問卷的來客指標(Likert Scale),由答題者針對受測對象表現的好壞選擇一到五分。分數愈高的文章,貢獻也就愈大,也就愈值得獎勵。

主觀衡量指的是針對意見提供者的內容質量進行基本分析。分析的角度雖然主觀,但方法還是客觀的。例如今年八月在台北召開的Wikimania年會上,加州大學聖塔克魯茲(University of California at Santa Cruz)教授阿法若(Luca de Alfaro)就提出了一套「內容取向信譽系統content driven reputation system」。

阿法若提出的是一套衡量貢獻者信譽的方法。所謂信譽就是貢獻者的文章受到重視的程度,以及是否不具有爭議性。以維基百科來說明,維基百科上的文章都是各個作者自行刊登奉獻的。如果文章的點閱率高、並且存在的時間長、被他人修改的次數少,就表示文章有價值、作者的信譽也就比較高。反之,如果作者的文章在短時間失去了其讀者群、或遭到大量修改,作者的信譽就無法累積。這套系統不僅衡量文章的價值、也為作者信譽提出了評判的標準,並且藉由作者的信譽預測未來文章是否值得閱讀。除此之外,信譽系統還可以建立寫作規範,並且讓有信譽的作者享有編輯的權力。而最重要的是,一旦作者的信譽可以被衡量評分,就可以做為員工獎勵的依據。

Google的Page Ranking也可以做為衡量信譽的方法。Page Ranking的原理就是網頁的重要性不取決於它的點閱次數,因為點閱次數是可以操弄的。它決定於該網頁被其他網頁引用的多寡,而其他網頁的重要性也影響到該網頁本身的重要性。如果維基平台可以設計成個人部落格的形式,Google的這套系統就可以嵌入部落格之中。作者藉由提高個人著作的品質,增加其文章的重要性,從而落實評量制度,使得企業維基能夠成功推行。

另外一種測量資訊品質的方法就是利用文章壓縮的技巧。文章壓縮率愈高,表示該文章愈冗贅,品質也就打了折扣。文章壓縮是目前知識管理的一項重要議題。大家想必可以同意,當前知識管理的問題不在於資訊不足,而在於資訊太多,因此如何讓信息的傳遞與吸收有效率,比如何蒐集足夠的信息重要千百倍。壓縮法的例子之一是Alexander Ratushnyak等人的PAQ8HP12。他將一億字節的維基百科文檔壓縮成一千六百多萬字節,也就是說百分之八十以上的字節其實是贅語。根據壓縮率,公司就可以判定維基平台內文章的是否有效傳達信息、成為決定品質好壞的因素之一,並據此建立獎賞標準。

不過X公司另外還有項挑戰,就是怎樣動員員工,開始使用企業維基。首先,任何維基平台都可以視為一種不斷演化、而且平等的社群,因此由上而下的推動固然重要,但上層單位的角色如果太過積極,反而傷害了維基的未來發展,因為上層結構的規範未必能夠真正和由眾民組成、沒有階級色彩的維基世界吻合。因此上層單位與其主動推動,不如扮演觸媒的角色。X公司能做的事之一,是將企業維基融入即時通(instant messenger)之中,讓即時通成為推廣企業維基的跳板,甚至漸漸地和企業維基的功能合二為一。

X公司另外做的是運用模擬(simulation)。公司部門可以先擬定一個議題。議題可以不需要和IT有關,甚至和業務無關也無妨,但依據貢獻的品質,決定獎勵卻是與實際運作無異。模擬的重點是激發員工的參與,並且測試制度與軟體工具,因此模擬本身的議題愈能吸引員工愈好。

Web 2.0發展至今,意義是愈來愈多元了,但最重要的莫過於Web 2.0概念在公司內部的運用。X公司的案例,讓我們明白運用維基平台實際操作的法則,對於台灣的企業將是極重要的啟示。